Рекомендации по подготовке и проведению совещаний icon

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний



НазваниеРекомендации по подготовке и проведению совещаний
Дата17.10.2016
Размер
ТипУроки, сочинения

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний



В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.


Основные типы совещаний:

  1. Регулярные оперативные совещания (планерки)

  2. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.




  1. Регулярные оперативные совещания (планерки)


Цель: решение текущих производственных вопросов, анализ и оценка текущего состояния дел, определение оперативных задач и организация их решения.

Регулярность: раз в неделю, в определенный день и час.

Продолжительность: 1 час.


Порядок проведения:

Оперативные совещания, которые проводятся регулярно, имеют постоянный сценарий:

  • постоянный список участников;

  • определенный список вопросов для обсуждения;

  • постоянное время и место проведения;

  • одинаковую продолжительность.


1. Подготовка к оперативному совещанию:

  1. Уточнить список вопросов и список участников, в зависимости от конкретной ситуации.

  2. Подготовить необходимую информацию: о текущем состоянии дел, достижениях, трудностях и их причинах, принятых оперативных решениях.

  3. Оповещестить участников, приглашенных дополнительно к основному составу.


2. Процедура проведения оперативного совещания:

  1. Вступительное слово ведущего: оценка текущего состояния дел, основные вопросы совещания, оценка достижений и трудностей.

  2. Оценка выполнения решений предыдущих совещаний, доклады ответственных за их исполнение.

  3. Краткие доклады участников совещания: состояние дел, достижения и трудности, предложения по решению вопросов своей работы и работы предприятия.

  4. Краткая дискуссия – обсуждение выявленных трудностей, предложения по их решению от всех участников.

  5. Подведение итогов: принятие решений и назначение ответственных и сроков исполнения; определение вопросов для подготовки к следующему совещанию.



3. После совещания:

  1. Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов и принятых решений, ответственных и сроков исполнения.

  2. Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.

  3. Оперативно контролировать выполнение решений.


Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия; оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел.


^

II. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре



Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей деятельностью:

  • планирование работы на среднесрочный период;

  • подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный период;

  • обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов;

  • поиск способов решения трудностей, проблем предприятия;

  • координация работы руководителей.


Координационные совещания необходимы, когда при выработке и принятии решений, значимых для компании

  • должны быть учтены мнения ключевых руководителей компании,

  • необходима дополнительная информация, рассмотрение вопросов с разных точек зрения;

  • для реализуемости решений важно, чтобы исполнители принимали участие в его разработке;

  • важно, чтобы группа руководителей обладала информацией о состоянии дел в компании и планах дальнейших действий;


^ Подготовка и проведение координационных совещаний:


Вопросы

Действия

Ответственный, исполнители

1. Предварительная подготовка (не менее, чем за 1 неделю до совещания)

1.1. Цели, тема совещания

Оределить

  • для чего созывается совещание?

  • какие вопросы необходимо вынести на общее обсуждение?

  • какие решения должны быть получены в результате совещания?

Генеральный (исполнительный) директор

1.2. Повестка совещания

  • составить список вопросов, которые должны быть обсуждены на совещании, цели обсуждения каждого вопроса;

  • определить ведущего совещания;

  • докладчики по каждому вопросу;

  • установить временной регламент;

  • определить, какие материалы должны быть подготовлены для обсуждения каждого вопроса, кто должен их подготовить и в каком виде предоставить.

Генеральный (исполнительный) директор,

Секретарь-референт

1.3. Определение списка участников

  • определить список руководителей и специалистов, чью присутствие на совещании необходимо для достижения его целей, результативного обсуждения каждого вопроса повестки.

Генеральный (исполнительный) директор

1.4. Подготовка и издание приказа, оповещение участников

  • оформить приказ о проведении совещания, повестку совещания по форме (Приложения 1,2);

  • подписать приказ;

  • разослать приказ, получить подтверждение его получения.

Секретарь-референт


1.5. Подготовка рабочих материалов к совещанию

- поручить подготовку необходимых для совещания материалов (отчетов, справок, информационных сообщений и пр.) ответственным исполнителям, назначить сроки.

Генеральный (исполнительный) директор, назначенные ответственные

2. Подготовка непосредственно перед совещанием

2.1. Предварительное ознакомление участников с материалами совещания (2-7 дней до совещания)

  • разослать подготовленные материалы (отчета, информационные сообщения, справки и т.п.) для ознакомления участникам совещания;

  • при необходимости – издать распоряжение ознакомиться с материалами и в установленный срок до совещания представить свои замечания и предложения.

Генеральный (исполнительный) директор,

Секретарь-референт

2.2. Оценка готовности к совещанию (1-3 дня до совещания)

  • уточнить повестку, список участников, время и место, длительности совещания;

  • оценить подготовленность всех вопросов для обсуждения.

Генеральный (исполнительный) директор,

Ключевые участники совещания (1-3 человека)

2.3. Подготовка помещения (1 день до совещания)

- подготовить помещение, оргтехнику и оборудование, раздаточные материалы, кофе-паузы.

Назначенный руководитель

3. Процедура проведения совещания

3.1. Начало совещания.

  • объявить цели совещания, вопросы повестки, временной регламент;

  • при необходимости внести коррективы в повестку совещания;

  • оценить результаты выполнения решений предыдущего совещания (при необходимости);

Ведущий совещания

3.2. Обсуждение вопросов повестки:


    • доклад по вопросу, в соответствии с повесткой;

    • знакомство с подготовленными материалами (если есть);

    • уточняющие вопросы докладчику;

    • обсуждение вопроса,

    • подведение ведущим итогов по обсуждению вопроса: решения; основные альтернативы; вопросы для дальнейшей проработки; задания руководителям и сроки их выполнения.




Ведущий

Докладчики по каждому вопросу

Участники совещания

3.3. Краткое обсуждение значимых вопросов, не включенных в повестку, но выявленных в ходе совещания

    • обозначение вопроса;

    • краткое обсуждение, предложения вариантов решения;

    • задания по дальнейшему решению (при необходимости), назначение ответственных и сроков.

Ведущий

Участники совещания

3.4. Подведение итогов совещания

    • краткое резюме по итогам обсуждения каждого вопроса;

    • принятие решений, назначение ответственных и определение сроков выполнения решений;

    • определение вопросов, требующих дополнительной проработки (информации, согласований), сроков уточнения и повторного рассмотрения, ответственных за подготовку вопросов.

Ведущий

3.5. Завершение совещания.

    • краткая «обратная связь» от участников по ходу и итогам совещания;

    • заключительное слово ведущего;

    • назначение ответственного за подготовку приказа (резюме) по итогам совещания.

Ведущий

Участники совещания

4. После совещания

4.1. Издание приказа (1-2 дня после совещания)

- подготовить и издать приказ, (резюме) по итогам совещания, с указанием вопросов, решений, необходимых действий, ответственных и сроков исполнения (Приложения 3,4)

Генеральный (исполнительный) директор,

Ответственный за подготовку приказа

4.2. Обеспечение выполнения решений совещания

    • оформить и раздать контрольные карточки поручений (Приложение 5);

    • обеспечить предварительное напоминание ответственным за 2-4 дня до окончания срока исполнения решений;

    • каждому руководителю - предоставить письменный отчет о выполнении решений

    • оценить выполнение решений

Генеральный (исполнительный) директор.

Секретарь-референт


Результаты координационного совещания:

    • решения, ответственные за их выполнение и сроки выполнения, оформленные приказом (резюме) совещания;

    • информация, предложения и варианты решений по значимым для работы предприятия вопросам.



Приложения

Приложение 1: Форма Приказа о поведении совещания

Приложение 2: Форма Повестки совещания

Приложение 3: Форма Резюме по итогам совещания

Приложение 4: Форма Приказа по итогам совещания

Приложение 5: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания


^

Приложение 1: Форма приказа о поведении совещания



ПРИКАЗ № _______


г. _________ « ___» _________ 200_ г.


« О _______________________________

тема приказа


______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

цели проведения совещания


ПРИКАЗЫВАЮ:


  1. Провести совещание руководителей _____________ по

организация

___________________________________________________________________.

содержание совещания

Дата: ________________________

Место: ________________________

Время: с _________ до __________

Повестка совещания прилагается.


  1. Прибыть на совещание следующим руководителям:




1) ______________________________

________________________________

2) _______________________________

________________________________

3) _______________________________

________________________________

^ ФИО должность


  1. Руководителям

1) ______________________________

________________________________

2) _______________________________

________________________________

3) _______________________________

________________________________

^ ФИО должность


подготовить _______________________________ в соответствии с требованиями,

материалы, информация, отчеты

изложенными в ___________________. Информацию подготовить и предоставить

документ

на бумажных и электронных носителях.


  1. Секретарю-референту ______________ _______________

организация ФИО

довести настоящий приказ до сведения всех участников совещания.


  1. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.



_______________________ ____________/ ____________

_______________________ подпись ФИО

должность руководителя
^

Приложение 2: Форма Повестки совещания




Приложение к приказу о проведении совещания




Утверждаю

______________________

___________/__________

«__» __________ 200_ г.


Повестка совещания __________________________________




Председатель совещания: __________________________________________________

Сопредседатель совещания: _______________________________________________


^ Вопросы совещания

Докладчик

Время

1.







2.







3.







4.









^

Приложение 3: Форма резюме по итогам совещания



Резюме совещания по _______________________________________,

тема совещания

состоявшегося «__» ___________ 200_ г.


Цель совещания: __________________________________________________


Участники совещания:

1) ______________________________

________________________________

2) _______________________________

________________________________

3) _______________________________

________________________________

^ ФИО должность


Решения совещания:


    1. По вопросу _______________________________________________________:

    1. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

резюме по докладу и результатам обсуждения вопроса

    1. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________


    1. Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

    • ______________________________________________________________

    • ______________________________________________________________

    • ______________________________________________________________

    • ______________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки



    1. По вопросу _______________________________________________________:

    1. ______________________________________________________________

резюме по докладу и результатам обсуждения вопроса

    1. _____________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________


2.3. Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

    • ______________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки


3. Контроль за исполнением решений совещания оставляю за собой

(возложить на ____________________________________).

ФИО, должность руководителя


_______________________ ____________/ ____________

_______________________ подпись ФИО

должность руководителя
^

Приложение 4: Форма приказа по итогам совещания




ПРИКАЗ № _______


г. _________ « ___» _________ 200_ г.


« О _______________________________

тема приказа


В целях исполнения решений совещания руководителей, состоявшегося

«__» _________ 200_ г. в г. ___________


ПРИКАЗЫВАЮ:


    1. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________


Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

    1. _____________________________________________________________

    2. _____________________________________________________________

    3. _____________________________________________________________

    4. _____________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки



    1. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________


Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

    1. _____________________________________________________________

    2. _____________________________________________________________

    3. _____________________________________________________________

    4. _____________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки


3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой

(возложить на ____________________________________).

ФИО, должность руководителя


_______________________ ____________/ ____________

_______________________ подпись ФИО

должность руководителя

^

Приложение 5: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания




Контрольная карточка поручений по итогам совещания




  1. Подразделение: _____________________________________________________

  2. Ответственный исполнитель: __________________________________________

  3. Содержание поручения: _______________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

  4. Дата выдачи задания: ___________________

  5. Срок исполнения: ______________________

  6. Срок напоминания: _____________________

  7. Отметка о напоминании: _________________

  8. Перенос срока (в случае необходимости) на _____________

Согласован: __________/____________________________

подпись ФИО, должность


  1. Отметка о выполнении ___________

  2. Поручение выдано в соответствии с приказом №___ (резюме) совещания от «__» _________ 200_ г.



_________________________ ____________/ ____________

_________________________ подпись ФИО

руководитель, контролирующий исполнение




Похожие:

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconРекомендации по подготовке и проведению лекций по курсу «Страноведение англоговорящих стран»
Целью лекции является формирование ориентировочной основы для последующего усвоения студентами учебного материала
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconМетодические рекомендации по проведению урока. Цели урока: Продолжить формирование правовой культуры учащихся
Собственность как экономическая категория появилась вместе с человеческим обществом
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconМетодические рекомендации по проведению занятий с использованием экспериментирования встречаются в работах разных авторов Н. Н. Подъякова, Ф.
В ходе экспериментальной деятельности создаются ситуации, которые ребенок разрешает посредством проведения опыта и, анализируя, делает...
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconРекомендации по подготовке к гиа в 9 классе по русскому языку
При этом проверяются умения целевого извлечения информации при чтении, умения её перераспределять и передавать в соответствии с заданными...
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconПрактические работы «Внешняя политика России в ХIХ в.»
России для 8 класса. В пособии содержатся план и рабочие задания для выполнения практических работ по истории внешней политики России...
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconРекомендации по использованию дистанционных технологий при подготовке к егэ по информатике
В россии все больше внедряется практика оценивания выпускников школ методом сдачи егэ. В этом году впервые массово будет сдаваться...
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconПервый раз в детский сад! Рекомендации родителям по подготовке ребенка к посещению детского сада
Поэтому очень важно, сможет ли ваш малыш успешно адаптироваться к детскому саду и помочь ему в этом – задача не только воспитателей,...
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconРекомендации и предложения по дальнейшему развитию проекта по подготовке школьников и популяризации знаний в области энергосбережения и энергоэффективности
Мероприятие 5 «Распространение во всех субъектах Российской Федерации современных проектов энергосбережения в образовательных учреждениях»....
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconРекомендации по подготовке к ент
Применение тестов обеспечивает не только объективную оценку знаний и умений учащихся, но и эффективную обратную связь в учебном процессе,...
Рекомендации по подготовке и проведению совещаний iconИзвещение департамент культуры города Москвы о проведении отбора заявок на предоставление субсидии из бюджета города Москвы в целях возмещения понесенных затрат по подготовке, организации и проведению XI московского фестиваля отечественного кино «Московская премьера».
Одиться с 2003 года и является главным городским кинофестивалем города Москвы, проводимым в интересах широких слоев столичных зрителей,...
Разместите ссылку на наш сайт:
Уроки, сочинения


База данных защищена авторским правом ©izlov.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
связаться с нами